Bewerbungsprozess: Schritt für Schritt

Schritt 1: Planung und Vorbereitung

Es ist empfehlenswert, 12 bis 18 Monate vor Beginn des Auslandssemesters mit den Planungen zu beginnen und vor einer konkreten Bewerbung, ein Beratungsgespräch wahrzunehmen, um dich über Abläufe, Fristen etc. zu informieren.

Zur weiteren Vorbereitung kannst du dich schonmal mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

• Wann? Ein Auslandssemester ist ab dem 3. Fachsemester möglich, empfohlen wird das 4. oder 5. Fachsemester.
• Wohin? Welches Land kommt in Frage?
• Welche Hochschule? Infos zu allen Partnerhochschulen findest du auf der Seite des Fachbereichs Design unter „Internationales“. Achtung: Es ist über Erasmus nur die Bewerbung an einer Hochschule für den gleichen Zeitraum möglich.
• Welche passenden Studienangebote gibt es, die du dir für dein Studium hier anrechnen lassen kannst? Meist sind Kurslisten der Zielhochschulen auf den jeweiligen Websites verfügbar. Du kannst dir insgesamt 30CPs anrechnen lassen.
• Welche Sprache wird in dem Land gesprochen? In welcher Unterrichtssprache sind die universitären Kurse? Welche Sprachnachweise müssen bei der Bewerbung nachgewiesen werden? Ggf. musst du einen Sprachkurs belegen (kostenloses Angebot für FH Studenten der Auslandsgesellschaft nutzbar) und/oder einen Sprachtest machen um das geforderte Sprachzertifikat zu erhalten. Plane dafür genug Zeit ein.
• Was bietet die Website der Uni sonst an Informationen für Austauschstudenten? Oft gibt es einen Student Guide, Bewerbungshinweise o.ä. für internationale Studenten in denen viele der hier genannte Fragen angesprochen werden.
• Wie sieht dein Budget aus – und welche Kosten kommen während des Auslandssemesters auf dich zu? Gibt es Unterschiede in der Höhe der Lebenshaltungskosten? Die Erasmus Förderhöhe ist abhängig vom Zielland und liegt je nach Höhe der Lebenshaltungskosten zwischen 330 und 450 Euro monatlich. Eine Info zur Höhe der monatlichen Kosten für Austauschstudenten vor Ort findest du oft auch auf den Websites der Partnerhochschulen.
• Ist es möglich, für das Auslandssemester zusätzliche Fördermittel wie Auslands-BAföG zu beantragen? Zu deinen individuellen Möglichkeiten und dem dazugehörigen Bewerbungsprozess kannst du dich im International Office in der Sonnenstraße beraten lassen (Ansprechpartnerin: Dagmar Hösch).
• Bietet die Hochschule Unterkünfte an oder musst du dir selbst eine Wohnung suchen? Auch dazu findest du meist Infos auf der Website der Partnerhochschule.
• Gibt es schon Erfahrungsberichte von anderen Studierenden? Wenn ja, sagen diese dir zu?
• Hast du einen Plan B? Es ist empfehlenswert sich auch mit einer Alternativlösung (einem anderen Land/Hochschule) auseinanderzusetzen falls dein Plan A doch nicht umsetzbar ist.

Schritt 2: Bewerbungsfristen

• Nominierung über das Bewerbungsportal Mobility Online: 1.November - 1.März (Frist gilt für ganze folgende akademische Jahr, d.h. Wi- UND So-Semester)
• Bewerbung über Mobility Online: 1.März - 15.Mai (WiSe) bzw. 1.September - 15.November (SoSe)
• Spätbewerbung auf Restplätze im Sommersemester möglich: 1.Juni - 1.September
• Anmeldestart des Sprachkursangebots der Auslandsgesellschaft nur für FH Studenten: Mitte August + Mitte Februar
• Anmeldestart des offenen Sprachkursangebots der Auslandsgesellschaft: Anfang Juli + Anfang Januar
• ggf. individuelle Fristen der Gasthochschulen für das Einreichen von zusätzlichen Bewerbungsunterlagen beachten
• verschiedene Fristen für eventuelle zusätzliche Förderungsanträge beachten (Infos beim International Office der FH)

Schritt 3: Bewerbungsunterlagen vorbereiten

Sowohl der Fachbereich Design als auch die ausländische Partnerhochschule möchte durch deine Bewerbung etwas über deine Person, Motivation und gestalterische Arbeit erfahren. Bereite bitte folgende Bewerbungsunterlagen vor:

• Lebenslauf in der entsprechenden Landes- bzw. Unterrichtssprache
• Motivationsschreiben (Letter of Motivation) in der entsprechenden Landes- bzw. Unterrichtssprache oder in Englisch
• Nachweis über Sprachkenntnisse der jeweiligen Unterrichtssprache auf mindestens Niveau B1 des Europäischen Referenzrahmens (Anforderung des jeweiligen Gasthochschule prüfen)
• Portfolio (sofern von der Gasthochschule verlangt; kann bis zur Bewerbungsdeadline der Hochschule nachgereicht werden)

Schritt 4: Bewerbung über Mobility Online

Zuerst bewirbst du dich mit einem „Erasmus Antrag“ für einen Platz an der Partnerhochschule deiner Wahl über das Bewerbungsportal Mobility Online. Wenn du das Portal öffnest wirst du automatisch als erstes zum Bewerbungsformular weitergeleitet.

Hier der erste Schritt des Bewerbungsprozesses in Kürze (weitere detaillierte Infos findest du zum Download in der rechten Spalte dieser Seite):

• Bewerbungsformular ausfüllen und abschicken (vor Ablauf der Frist am 1.März)
• Es folgt die Aufforderung zur Registrierung bei Mobility Online per email
• Registrieren und Bestätigungsmail erhalten, in der ein Link zur Übersicht des Bewerbungsverlaufs geschickt wird

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist informiert das International Office der FH Dortmund die Studenten und Partnerhochschulen über die Auswahl der Nominierten per email. Die Gasthochschule schickt in der Regel 4-8 Wochen nach der Nominierung weitere Infos zu deinem Bewerbungsverfahren (zu weiteren Bewerbungsunterlagen oder Anmeldung). Sollten noch Unterlagen bei der Gasthochschule einzureichen sein, bitte die Fristen der Gasthochschule beachten! Wurden alle Unterlagen fristgerecht bei der Fachhochschule Dortmund sowie bei der ausländischen Hochschule eingereicht, ist auf die Zusage der ausländischen Hochschule zu warten.

Schritt 5: Learning Agreement

Du musst schon vor dem Aufenthalt ein Learning Agreement erstellen (Formular bei „Mobility Online“ ausfüllen), um festzulegen welche Kurse an der Gasthochschule du belegen möchtest und für welche Kurse an der FH Dortmund diese anerkannt werden sollen.

Hinweise zum Ausfüllen des Learning Agreements:

• Tabelle A: Kurse eintragen, die du an der Gasthochschule belegen möchtest.
• Tabelle B: Kurse eintragen, für die du dir später die Kurse anrechnen lassen möchtest.
• Die Summe der Credit Points (in Tabelle B) sollte max. 30 ECTS betragen. Es sollten mindestens 15 ECTS erzielt werden. Entscheidend für die Gleichwertigkeit und damit Anrechenbarkeit der Kurse ist, dass das „Lernergebnis“ vergleichbar ist. Das heißt:
• Es können u.U. auch mehrere Kurse an der Gasthochschule für 1 Kurseinheit / Modul des FH-Studiengangs angegeben werden oder andersherum;
• Die im Ausland erworbenen Credits können in der Regel nur für Fächer aus dem Wahlpflichtbereich Semester angerechnet werden.
• Es wird empfohlen, keine Wissenschafts-Module im Ausland zu absolvieren. Stattdessen sollten möglichst gestalterisch/praktisch ausgerichtete und/oder interdisziplinäre Module durch die im Ausland belegten Kurse abgedeckt werden.

Bitte vereinbare rechtzeitig vor der Abgabefrist einen Termin zur Besprechung und Unterschrift des Learning Agreements mit dem Auslandsbeauftragten des Fachbereichs Design (Prof.Dirk Gebhardt). Du musst außerdem selbst unterschreiben UND das Learning Agreement an deine Gasthochschule senden und vom dortigen departmental Erasmus coordinator unterschreiben lassen. Das von allen 3 Parteien unterschriebene Learning Agreement muss dann spätestens 2 Wochen vor Antritt des Auslandssemesters als Scan bei Mobility Online wieder hochgeladen werden.

Du kannst bis einen Monat nach Antritt deines Auslandsaufenthalts noch Änderungen an deinem Learning Agreement vornehmen. Ein entsprechendes Formular ist dem Learning Agreement beigefügt (Seite 2). Die Änderung muss wieder komplett unterschrieben und bei Mobility online hochgeladen werden.

Schritt 6: Aufenthalt vorbereiten

• Unterkunft organisieren + ggf. Zwischenmieter für die eigene Wohnung suchen
• Anreise planen (z.B. Flug buchen, etc)
• Gültigkeit von Ausweis/Pass prüfen
• Versicherungsschutz prüfen

Schritt 7: Berichtspflicht

spätestens 4 Wochen nach dem Auslandsaufenthalt musst du einen Bericht über das Mobility Tool Plus erstellen und zusammen mit entsprechenden Nachweisen (Confirmation of Stay, Erfahrungsbericht), die im Mobility Portal hochzuladen sind, einreichen.

Schritt 8: Anerkennung der Studienleistung

Um dir deine im Ausland absolvierten Leistungen anerkennen zu lassen musst du: Als erstes dein Transcript of Records/ Notenspiegel (Original) im International Office einreichen, um deine Noten in das deutsche Notensystem umrechnen zu lassen.

Dann must du dem Auslandsbeauftragten des Fachbereichs Design (Prof.Dirk Gebhardt) folgende Unterlagen vorlegen:

• Transcript of Records / Notenspiegel (Originalunterlagen!)
• Learning Agreement (und ggf. Change of Learning Agreement)
• Immatrikulationsnachweis der Gasthochschule
• ggf. nochmals Kurs- oder Modulbeschreibungen

Dann kannst du, bis spätestens ein Semester nach deiner Rückkehr, im Studienbüro den Antrag auf Anerkennung von Prüfungsleistungen beim Ansprechpartner für deinen Studiengang (Susanne Matrane) stellen.